Corona made us do it!

Acht Wochen Remote Work- Ein erstes Fazit!

Bevor wir im Folgenden in die Tiefe von Remote Work einsteigen, ist es vorab wichtig diesen Begriff, auch in Abgrenzung zum allseits bekannten Home Office, zu definieren:

Demnach wird Remote Work wie folgt beschrieben:

‚Das Verrichten der eigenen Arbeit, die innerhalb eines bestehenden vertraglichen Arbeitsverhältnisses unter der Nutzung von Informationstechnologie, in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers ausgeführt werden könnte, aber regelmäßig fern dieser Räumlichkeiten ausgeführt wird. Home Office ist eine Form von Remote Work.‘

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Für viele Unternehmen hieß es am 16.März 2020 die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf vorerst unabsehbare Zeit in das jeweilige Home Office zu verabschieden.

Waren die meisten Unternehmen darauf vorbereitet? Eher nicht.

Vor allem für tradierte Unternehmen, die sich lange Zeit gegen die ‚Telearbeit‘ gewehrt haben und nun gezwungen wurden, ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von zu Hause aus arbeiten zu lassen, ergaben sich so einige Herausforderungen. Rückblickend war es dann teils überraschend, wie schnell die Umstellung letztendlich doch gelang. Was war passiert?

Ich erinnere mich gut daran, wie mir eine Freundin (lange vor COVID-19) davon berichtete, dass sie seit Monaten versuchte einen Tag Home Office pro Woche im Unternehmen durchzusetzen. Sie ist 28 Jahre alt und arbeitet in einer Marketing-Agentur. Sie besitzt einen eigenen Laptop und das Unternehmen arbeitet cloudbasiert. In ihrer Abteilung arbeitet sie autark und hat ausschließlich per Telefon oder E-Mail Kontakt zur ihren Kunden. Was spricht also gegen das Arbeiten im Home Office?

Der Grund: Fehlendes Vertrauen seitens der Geschäftsführung! Für viele Vorgesetzte steht die Angst im Vordergrund, nicht kontrollieren zu können, wie viel und wie lange die eigenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu Hause wirklich arbeiten. Waschen sie zwischendurch ihre Wäsche, kochen oder gönnen sich womöglich ein Mittagsschläfchen? Noch schlimmer die Vorstellung, sie könnten keine vollen acht Stunden arbeiten. Viele, die diese Zeilen lesen, werden sicher jetzt schmunzeln.

Sind die Zweifel berechtigt? Was hat viele Unternehmen bisher daran gehindert das Arbeiten von zu Hause zu ermöglichen? Und welche Hindernisse gibt es tatsächlich und ganz real, die es zu beseitigen gibt?

Schauen wir auf die Unternehmen, die Remote Work schon recht selbstverständlich auch vor COVID-19 angeboten haben. Sie stehen vor ähnlichen Herausforderungen- und gehen auf unterschiedliche Weise damit um. Wir haben uns im Folgenden mit den häufigsten Stolpersteinen erfolgreicher Remote Work auseinandergesetzt und ein paar unserer Erfahrungswerte zusammengeschrieben.

 

 

Grundsätzlich gibt es vier Säulen, die maßgeblich zum Erfolg von Remote Work beitragen:

  1. 1.       IT Struktur
  2. 2.       Kommunikation
  3. 3.       Team-Spirit und Engagement
  4. 4.       Digitale Führung & Arbeitsorganisation

 

Schauen wir uns diese nach und nach genauer an.

IT-Struktur und technische Gegebenheiten

Ganz am Anfang vom Arbeiten aus z.B. dem Home Office steht natürlich die technische Ausstattung, die es erlauben muss, von zu Hause oder fern des Arbeitsplatzes arbeiten zu können. Zur absoluten Grundausstattung zählen ein eigener Laptop, ein Telefon oder ein vergleichbares Medium (Apps, Zoom o.ä.), das es erlaubt mit Kollegen und Kolleginnen, Kunden und anderen wichtigen Kontakten zu kommunizieren sowie die Möglichkeit auf den Server des Unternehmens zugreifen zu können. Selbstredend ist es, dass diese technische Ausstattung einwandfrei funktionieren muss.

Vor allem für die jüngeren Generationen, die sogenannten Digital Natives, ist der Umgang mit Kommunikationstools wie Slack, Microsoft Teams, Zoom etc. in der Regel kein Problem. Für ältere Generationen jedoch, stellt die Umstellung auf ein rein digitales Arbeiten nicht selten eine Herausforderung dar. Hinzu kommt, dass im Home Office der IT-Support ebenfalls nur digital möglich ist. Vor allem für Führungskräfte, die ihre Teams remote führen müssen, gilt: Vorbereitung ist alles! Sie sollten sich entsprechende Unterstützung suchen, um selbst als Vorbild im Umgang mit der neuen Arbeitssituation vorangehen zu können.

 

Hier ein paar Beispiele für digitale Tools:

Messenger Systeme:

-          Slack

-          Microsoft Teams

 

Virtuelle Projektarbeit:

-          Trello

-          Asana

-          Basecamp

 

Online Konferenzen:

-          Zoom

-          Gotomeeting

-          Bluejeans

-          Webex

-          Skype

-          Google Hangouts

 

Kommunikation

Im Kontext digitaler Zusammenarbeit rückt auch die gemeinsame Kommunikation in den Vordergrund. Einige Dinge sollten, um Missverständnisse zu vermeiden, beachtet werden. An erster Stelle steht eine klare und effiziente Kommunikation. Während virtueller Meetings passiert es nicht selten, dass Teilnehmer gleichzeitig sprechen oder zurückhaltende Personen einen sehr geringen Gesprächsanteil haben. Umso wichtiger ist es seitens der Führungskraft, jeden einzelnen anzusprechen und ihn/sie individuell zu adressieren. Sie sollte als eine Art Gesprächs-Facilitator agieren und das Gespräch aktiv leiten. Ein weiterer wichtiger Punkt, der oft unterschätzt wird, ist es, das Video in einer virtuellen Konferenz einzuschalten. Denn nur so ist es möglich Reaktionen in Mimik und Gestik wahrnehmen und darauf reagieren zu können und sich dem Team so näher zu fühlen.

Während der klassische Kaffee-Plausch im Büro im Home Office nur schwer möglich ist, sollten Führungskräfte darauf achten, Videokonferenzen nicht nur auf fachliche Dinge zu fokussieren sondern auch persönlich und individuell auf Probleme oder Äußerungen einzugehen. Welche Sorgen gibt es möglicherweise im Team? Welche Unterstützung benötigen Mitarbeiter?

Im Idealfall schafft es ein Team sogar Rituale zu etablieren wie morgendliche Stand-Ups, Morning-Yoga oder gemeinsame After-Work Drinks vor dem Laptop. Team-Building gewinnt im Rahmen von Remote Work deutlich an Bedeutung, was oftmals seitens der Führungskräfte unterschätzt wird.

 

Team-Spirit und Engagement

Doch wie schafft man es nun, auch aus dem Home Office heraus, einen starken Team-Spirit zu schaffen ohne, dass man sich face-to-face sieht? An oberster Stelle steht das gegenseitige Vertrauen! Hiermit ist vor allem das Vertrauen seitens der Führungskraft in ihr Team gemeint. Stündliche Kontrolle oder ständige Meetings, die um des Meetings willen einberufen werden, schaden mehr als dass sie nützen. Die Führungskraft sollte ihr Vertrauen äußern und Mitarbeiter ‚machen lassen‘, dieses Grundvertrauen muss sich im Verhalten widerspiegeln.

Wie wäre es, Meetings öfter mal ad-hoc einzuberufen? Dann, wenn sie wirklich gebraucht werden und nicht mit einer Woche Vorlaufzeit oder nur innerhalb fester ‚Team-Zeiten‘? Informelle Kommunikation und das Gefühl der Erreichbarkeit der Führungskraft sind im Kontext von Remote Work besonders wichtig.

Für einen starken Team-Spirit ist es wichtig, Gemeinsamkeiten zu finden. Hierzu sollten Team-Mitglieder auch die Möglichkeit bekommen, über private Dinge zu sprechen oder sich zum Beispiel im Rahmen gemeinsamer Rituale ‚näherzukommen‘.

 

Digitale Führung & Arbeitsorganisation

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte ganz klar sein, welcher Mitarbeiter und welche Mitarbeiterin für welchen Bereich zuständig ist, wer was kann und wer was macht. Dieser Punkt hört sich in erster Linie vielleicht trivial an, ist er aber nicht. Was für die Führungskraft oftmals ‚klar‘ zu sein scheint, ist vielleicht nicht gleichermaßen klar für das Team, daher sollten über z.B. Projektmanagement-Tools digital Fortschritte und Arbeitsaufträge ganz klar festgehalten werden.

Was ist das übergeordnete Ziel? Welchen Beitrag leistet jeder einzelne zu diesem übergeordneten Ziel? Aber Achtung: Es besteht die Gefahr des Micromanagements!

Abschließend lässt sich festhalten, dass viele Unternehmen nach COVID-19 nicht zur ‚gewohnten‘ Arbeit zurückkehren können (und sollten) und nur schwer verargumentieren können, warum sie das Arbeiten im Home Office oder Remote Work generell nicht gestatten sollten. Die aktuelle Lage stellt uns vor verschiedene Herausforderungen, aber sie eröffnet uns auf der anderen Seite viele neue Möglichkeiten des freien Arbeitens. Es bleibt spannend, wie diese genutzt werden. Was sind eure Erfahrungen? Wir freuen uns auf euren Input.